如何制定沟通计划（+模板）
有效的沟通计划为您成功完成任何工作奠定了基础——为您节省时间、金钱和无休止的修改。但这还不是全部。它还可以：
- 避免最后一刻的错误：项目发布前一天，不要急于让内部团队或重要的利益相关者参与。
- 确保跨职能协调：减少误解并加强协作。
- 最大限度地减少项目延迟：减少大量修改的需要，确保项目按计划进行。
- 控制范围蔓延：保持项目重点，以确保项目按时并在预算之内。
为了帮助您制定自己的沟通计划，我们采访了 OpenPhone 的产品营销主管 George Williams，了解他如何制定产品发布的沟通计划。我们还采访了 OpenPhone 的高级产品经理 Jordan Simas，了解他如何为我们的B 轮公告制定沟通计划。
您还可以下载我们的沟通计划模板，复制并编辑它以满足您的需求！
什么是沟通计划？
沟通计划是组织用来规划行动计 whatsapp 号码列表 划背后的目标、目标受众和战略计划的共享文档。它可以帮助您推出新产品或新功能、处理危机、推出新计划或活动、宣布里程碑等。
编写沟通计划的 7 个步骤
虽然从头开始创建沟通计划似乎是一项艰巨的任务，但有了框架就会更容易管理。
1. 明确目标
您的目标将根据更大的营销计划而有所不同，但拥有高水平的成功衡量标准非常重要。
例如，如果您发布了一项创新功能，乔治提到您可能专注于新用户的获取和知名度，而更具吸引力的功能可能旨在加深与现有用户的互动。
另一方面，你可能正在应对一场公关危机——一场可能损害你品牌形象的事件。在这种情况下，你的目标可能是提高透明度、重建与客户的信任，并在社交媒体上迅速做出回应。
专家提示：由于应对公关危机需要采取积极主动的方式，Banzai传播副总裁 Ashley Levesque建议询问：
- 我们的品牌在利益相关者、员工、客户、潜在客户和其他行业参与者中的声誉是否存在风险？
- 此事件将如何影响我们的底线？
- 此事件会对我公司的运营造成严重影响吗？
“如果你确定这次经历确实是一场危机，那么你的沟通目标需要尽可能地体现对叙述的控制，”阿什利说。你的沟通计划应该包括：
- 草拟信息
- 有序的清单和步骤时间表
- 关键人物的联系方式
阿什利解释道：“每一次危机都需要不 什么是 saas 产品设计？带步骤的综合指南 同的沟通计划，因此目标也不同，但如果重点仍然是组织起来并控制叙述，那么这些初步问题就是很好的起点。”
无论是管理危机还是发布新功能，请确保您的目标清晰、明确且可衡量。
2. 确定目标受众
在流程早期确定您要联系的对象。这将帮助您制定一个高度具体且可操作的沟通计划。
您的目标受众可能是：
- 新客户
- 现有用户
- 雇员
- 管理
- 利益相关者
例如，在 OpenPhone 撰写博客文章时，我们首先会确定我们的理想客户档案 (ICP)，这样可以更轻松地撰写个性化信息。无论我们的受众是投资者还是现有用户，我们都可以解决他们特定的痛点并提供有用的解决方案。
虽然有时可能无法准确定位某个角色，但缩小角色范围可以帮助您了解如何以有意义的方式讲述故事。
3. 撰写核心信息
打好基础后，就该构思活动背后的故事了。问自己以下问题：
- 我想突出产品的哪些方面？
- 这对我们的客户或观众为什么重要？
- 这对他们有什么好处？
例如，在与 OpenPhone 的创始人就 B 轮融资公告的信息达成一致后，乔丹创建了一份所有合作者都可以参考的核心文件。
记录核心信息可以避免混淆和多次编辑。“修订可以推迟事情的发生，当想法传达得不好或含糊不清时，修订就变得必不可少。拨通消息，其余的事情就会水到渠成了，”乔丹说。
“只要内部每个人都明白，外部每个人也应该明白。你希望在各个方面都尽量减少误解。”
Jordan Simas，OpenPhone 高级产品经理
让内部利益相关者参与到你的信息传递中还有一个额外的好处。“只要内部每个人都明白，外部每个人也应该明白。你希望在各个方面都尽量减少误解，”乔丹解释道。
乔治建议先想出一些信息传递的想法，然后根据客户的意见缩小列表范围：
“为了验证我们的信息传递方式并确保它能引起共鸣，我会求助于销售或面向客户的团队，或进行客户访谈。这个过程就是走出去，与人们交谈，看看他们认为我们推出的产品最引人注目的是什么。有时我们会列出五个信息传递想法，在评论后我们会将其缩小到三个。”
想要一种更简单的方式与您的团队和客户交谈吗？
OpenPhone 是一个具有团队协作功能的虚拟电话系统，可帮助您与客户沟通并与团队成员无缝共享对话。如果您需要联系 OpenPhone 之外的队友，您甚至可以自动将任何文本或语音消息转发到 Slack和其他平台。
4. 设定范围
在深入操作之前，请先了解您要传达的内容以及您希望实现的目标。定义范围可帮助您部署最佳策略和资源，同时防止范围蔓延。
以产品发布为例，乔治建议，“首先根据产品发布对客户的影响来评估产品的规模和范围，以及它是否是市场上的创新产品或常规产品。”
为了明确界定你的范围，他建议在每一步中都要把客户、市场和最佳渠道放在首位。一旦你知道你想要（或需要）达到多大，你就可以制定目标并确定关键贡献者和批准者。
想要开始编写项目文档？下载我们的沟通计划模板。
5. 团结你的团队
在流程早期，与您的主要合作者协调每个人负责什么工作以确保项目获得成功。
内部人员可能包括：
- 工程
- 设计
- 销售量
- 上市 (GTM) 团队
- 还有其他人！
由于你可能很难为每一项计划激发整个团队的热情，乔丹建议将重点放在协调上。
“‘兴奋’是激励他们工作的一种方式，但‘负责’才是更现实的方式。尽早将责任分配给具体任务是让人们负责的一种方式。你的团 ba 线索 队应该为客户感到兴奋，并强调你所做的事情的价值，”乔丹说。
从这里开始，列出需要做什么以及谁负责每项任务的清单。然后，有条不紊地跟踪进度并提醒人们截止日期。最终结果取决于每个单独的组件。
专业提示：虽然在项目开始和结束时举行更多会议是很自然的，但您可以期望在您的团队创建其附属品时异步工作。
