如果您经营一家小企业、是一名自由职业者或经营一家代理机构，那么每一张发票都很重要——因此，如果您觉得客户发票（以及整个发票流程）让您感到紧张，这是很自然的。如果已经过了截止日期，而您还没有收到任何来自客户的消息，那就更糟了。更快获得付款不仅仅是您脑海中浮现的一种无形的恐惧；它成为服务提供商生存的真正引擎。
更确切地说
为什么有这么多种方式向客户开具发票？以及发送发票后您可以做什么来确保按时收到付款？
在本文中，我们将深入研究客户发票，学习如何使用发票软件创建和发送发票，以及如何确保客户按时付款。
为什么您和您的客户需要发票？
发票是会计工作中必不可少的，用于记录销售或未付款项。发票上列出了要提供的服务或要交付的产品。在大多数情况下，发票还列出了付款条件，并作为过去交易的书面记录。
对于大多数公司来说，给客户开具发票是一件相当困难的事情。幸运的是，有软件可以完成这项任务。在我们研究发票程序之前，让我们先了解一下开具合适的客户发票需要哪些要求。
发票要求：如何创建专业的发票模板
开票不仅仅是发送发票和获得付款。显然，这是它背后的主要目标——但当您是服务提供商时，您的发票属于您的品牌。它们是您向世界传递的信息的一部分；您希望它们看起来专业且格式正确，并且您还希望您的发票符合所有法律要求。
您遇到的第一个障碍是各个国家/地区的发票法律各不相同。有些国家/地区要求提供增值税或企业编号，而其他国家/地区则不需要。有些国家/地区甚至要求您保留纸质发票。其他国家/地区会接受数字发票甚至 PayPal 发票作为法律文件。由于您和您的客户可能是不同国家/地区的法人实体，因此务必确保您了解您和他们的发票法律法规。
虽然这不是法律要求
但添加您的品牌（徽标、颜色等）可以使发票看起来更专业；在谈到您提供的服务时，它甚至可能让您显得更权威、知识渊博和值得信赖。
最后，但绝对不是最不重要的一点，确保您的发票格式看起来整洁。您不希望出现任何拼写错误或语法错误，并且希望整个文档看起来整洁。实现此目的的一种好方法是使用发票模板。您可以使用以下几种选项来实现此目的：
您可以在Google 表格或 Excel 文件中创建发票模板（然后将其下载为 PDF，以便发送电子邮件发票）
您可以在Google Doc或 Microsoft Word/Apple Pages 文档中创建发票模板（并将其下载为 PDF）；请记住，在这种情况下，文档不会为您进行计算，因此您必须手动进行计算
使用会计软件（正如您将看到的，它具有一系列优点）
您可以使用集成发票生成的客户端门户软件（如 SPP）
订单列表及其状态
自动按时开具发票并收取付款。
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向本地和国际客户开具发票的挑战和解决方案
发送发票并不总是一件容易的事。一方面，您希望客户支付他们同意的金额（并按时支付）。另一方面，您明白与您合作的这些企业主是您的合作伙伴，您希望与他们建立良好的关系。
您绝对不是唯一一个面临这种难题的人。事实上，根据英国政府在 2021 年进行的研究，英国企业已收取了高达 234 亿英镑的逾期发票。而这还只是英国的情况。
从付款那一刻起，可能会出现上百个小问题。让我们来看看一些比较常见的问题。
接收更多电子邮件线索。使您的公告成为重要项目·2. 向您的网站添加弹出窗口和信息交换结构如何制作电子邮件概要：您现在可以使 乌干达 B2B 潜在客户 用的 60 种免费方法·1. 通过您的欢迎页面强调·通过 Facebook 页面收集消息。
发票上的信息不足
您可能会遇到这样的问题：新客 对俄勒冈州银行的期望 户需要有关您业务的额外信息（例如增值税号，即使您在自己的国家/地区不是增值税合格实体）。在这种情况下，及时满足客户的需求并发送新的更新发票非常重要。
期望不匹配
当您的期望不一致时，问题就会经 移动电话号码列表 常出现。例如，您可能认为项目已经完成，但实际上，您的客户却觉得他们只收到了所需金额的一半，因此可能会延迟付款。这就是为什么签订一份明确的合同对您和您的客户都至关重要。
现金支付
您可能有一位喜欢用现金做生意的本地客户。虽然这并不违法，但这确实使您更难跟踪您每月实际开具的发票数量以及其中有多少已付款。根据客户管理最佳实践，您应该从一开始就明确您的付款条件，以避免任何来回交易并快速获得付款。
了解我们的 客户付款追踪器以及它如何帮助您扩大代理机构的规模。
发票软件如何改善服务交付？
发票软件通过自动化计费流程、减少人为错误和加快付款收款来增强服务交付。它支持实时跟踪、清晰的沟通和简化的工作流程，从而提高客户满意度和运营效率。
什么时候应该给客户开具发票？
代理机构应按约定的时间间隔向客户开具发票，通常是在里程碑完成后、每月为持续服务开具发票或项目完成后。在合同中明确列出付款条款，以确保双方对结算期限有共同的理解。
发票软件如何改善企业客户服务？
发票软件通过自动化计费流程来改善客户服务，确保及时准确地开具发票。它可以轻松跟踪付款，提供多种付款方式，减少纠纷，提高整体客户满意度。
未付发票
在某些情况下，客户可能根本没钱按时付款。这种情况经常发生，尤其是对于仍在建立客户群的小型企业和初创企业。他们通常没有现金流储备来应对意外的财务困难。
值得注意的是：如果您使用 SPP，该软件会自动发送未付发票提醒。
国际银行转账
这听起来可能有点儿荒诞，但国际银行问题仍然会出现——尤其是现在我们比以往任何时候都更加相互联系。如果你和你的客户都没有建立国际转账系统，那么就会出现一系列问题，例如付款延迟或货币汇率问题。
双语发票
如果您向另一个国家的客户开具发票，则很可能语言与您自己的语言不同。除非您的团队中有人精通客户的语言，否则这可能会导致一系列误解。最可行的解决方案是使用翻译服务将发票翻译成客户的语言，或者使用可以自动为您完成此操作的客户发票软件。
提示：在 SPP 中，您可以添加多种语言和翻译，以确保您的客户能够以他们的语言访问发票。
不支付发票会有什么法律后果吗？
如果客户不支付发票，企业当然可以采取法律行动。
当双方位于同一法律管辖区内时，事情就很简单了。如果您已发送提醒，但客户仍未回复，则债务催收机构或律师可以以您的名义解决问题。然而，当涉及到全球背景时，情况会变得有点复杂，因为可能涉及不同的法律体系。
如果您已经与客户签订了合同（您应该已经签订了合同），您可以对债务人采取法律行动。但请记住，根据未偿金额，诉讼可能不值得。
向客户开具发票的最佳方式：问题与解决方案
除了本地/国际背景之外，在如何向客户开具发票方面，还需要考虑其他一些因素。以下是一些较常见的问题和需要牢记的合适解决方案。
客户端没有响应
如果您已发送提醒但客户仍未回复，您可以采取法律行动。根据您的合同以及涵盖您企业实体和客户管辖范围的法律，您可能需要等待一段最低时间才能采取此类行动。
避免此问题的最佳方法是签订一份明确的合同，并与合法、值得信赖的客户合作。如果客户是新客户，则要求预付（部分）款项，以确保安全。
您忘记按时发送发票
虽然听起来很傻，但你确实会忘记发送发票。如果你必须每月向五个客户发送十张发票，每个发票的日期不同，账单格式也不同，那么事情就会变得很麻烦。除此之外，每张发票都需要根据不同的合同开具。别忘了，除了所有这些，你还需要实际提供服务。
定期发票选项服务提供商专业版
解决此问题最简单的方法是自动发送客户付款提醒电子邮件。大多数发票软件选项都具有计费功能，可轻松实现每月或每年的定期发票（包括电子邮件提醒）。从长远来看，这些功能可以节省时间、精力和金钱。
向客户开具发票的最佳方式
优质、实用且价格合理的计费工具是向客户开具发票的最佳方式。它们可确保您按时正确向客户开具发票，并消除手动开具发票过程中不必要的手动工作。
尽管客户发票可能仍然存在许多缺陷，但现代技术可以帮助像您这样的中小企业和自由职业者按时、全额获得付款。使用软件自动化发票流程是最好的方法——无论您是单人运营还是拥有 20 人的团队。
